第1003回-Trello專案管理-1-第一次使用

今天20170104忙了一個早上,多種事項與任務交錯處理。中午吃過飯,休息喘一口氣,看一下臉書,被士昇的一則訊息吸引,他讚揚Trello是他用過最好用的「捕捉系統」!我好奇,也可能是有我需要,是否能藉由軟體來輔助管理千頭萬緒的事務?於是我找了幾個Trello 的介紹及教學影片,邊閉眼休息,邊「聽」!
午休結束後,稍微瀏覽了文章,電腦玩物:為什麼大家愛用 Trello ? 文中有些文句很吸引我:
  • 不需要懂專案管理技巧,靠直覺使用 Trello,就能讓我們一般人成為整理高手!
  • 視覺化地攤開你的全部資料和任務,用拖曳的方式來分類與整理
  • 團隊合作完成一件工作:資料共用、即時同步、多人管理、分配與查看任務進度
  • 免費! (一張卡片需要插入 > 10MB 檔案,或是需要後台安全管理)
口水擦一擦,開始以「歲末音樂會」專案來實做看看吧!
  • 時間:106年1月17日星期二晚上7:00~9:00
  • 地點:玉山國家公園管理處視聽室
  • 工作人員:約15人
以下是第一次使用的紀錄:
  • 15:20 用google 帳號登入
  • 15:21 建立「校內教師團隊」
  • 15:22 邀請老師們加入
  • 15:23 建立Board看板「105歲末音樂會籌備」
  • 15:25 建立List 清單「需要做的」、「正在做的」、「已經完成的」 
  • 15:26 在「需要做的」清單中,增加卡片「表演節目報名」,設定到期日
  • 15:28 請主任打開電腦收email,進入 Trello 一起玩。
  • 15:30 我想要測試把主任昨天發的「105歲末音樂會工作分配表」的內容,一件一件製作成 Trello 上的卡片,工作項目有19項,那就來做19張卡片。
  • 15:33  我把卡片「表演節目報名」按 member 指派給主任
  • 15:34  「表演節目報名」已於上週四完成,我請主任把卡片拖曳到List 清單「已經完成的」,把完成任務的感覺視覺化,很開心。
  • 15:35 新增卡片「安排表演節目順序」,這是我和音樂老師的共同任務
  • 15:40 發現主任已經在卡片上留言,說臨時要增加一個外賓表演兩個節目,很即時
  • 15:46 試著加上一個 checklist,用來檢視各班表演節目是否就緒。
  • 15:50 音樂老師、總務主任剛好進辦公室,索取他們的 gmail 並加入。
下班時間到了,暫時體驗到這邊,滿意度... 100%!

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